Walka z COVID – 19 trwa cały czas i niestety nic nie wskazuje na to, aby pandemia miała zakończyć się szybko. Stan ten w dalszym ciągu uzasadnia wydawanie pracownikom przez pracodawców poleceń pracy zdalnej.
Urząd Ochrony Danych Osobowych dostrzegając skalę wysyłania pracowników na popularne aktualnie „home office”zdecydował się opublikować na swojej stronie internetowej nowe wytyczne: „Dokumentacja papierowa zawierająca dane osobowe a praca zdalna”[1].
W publikacji tej opisano sposoby zabezpieczania dokumentacji (zawierającej dane osobowe), która jest wykorzystywana przez pracowników podczas pracy zdalnej. Jako preferowane sposoby zabezpieczenia takiej dokumentacji wskazano:
„Należy przede wszystkim ocenić, czy do wykonania swojej pracy niezbędny jest dostęp do danych osobowych, czy też jest możliwe skorzystanie z dokumentów zanonimizowanych.
Praca na dokumentach papierowych nie będzie uzasadniona, jeżeli pracodawca:
- wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej;
- ma możliwość szybkiego, sprawnego i bezpiecznego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji;
- może udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone [m.in. zaszyfrowane] elektroniczne kopie niezbędnych dokumentów.
Jeżeli nie jest możliwe zastosowanie żadnego z ww. rozwiązań, warto zastanowić się nad pracą na kopiach niezbędnych dokumentów. Minimalizuje to ryzyko naruszenia integralności danych oraz utraty ich dostępności. Należy jednak pamiętać, że pracownik musi chronić dane zawarte w takich dokumentach, tak samo jak w dokumentacji oryginalnej.”[2]
Nasza Kancelaria pragnąc wyjść naprzeciw oczekiwaniom klientów, bazując na powyższych wytycznych Urzędu Ochrony Danych Osobowych przygotowała do pobrania wzór Polityki pracy zdalnej, który w zależności od potrzeb i charakteru działalności pracodawcy można dość swobodnie adaptować. Zapraszamy do zapoznania się z naszym wzorem Polityki pracy zdalnej.
Oprócz wdrożenia dokumentacji istotne jest również stosowanie odpowiednich zabezpieczeń informatycznych. Jeżeli chcecie Państwo dowiedzieć się jakie rozwiązania informatyczne pomogą zmniejszyć ryzyko wycieku danych osobowych podczas pracy zdalnej, kliknij tutaj.
W przypadku dodatkowych pytań związanych z pracą zdalną zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami.
Polub nas na Facebooku, aby na bieżąco śledzić przydatne materiały, które publikujemy.
[1] https://uodo.gov.pl/pl/138/1513
[2] Ibidem
