Mogłoby się wydawać, że ustawodawca w kodeksie pracy w sposób wyczerpujący uregulował zasady stosowania monitoringu wizyjnego w miejscu pracy. Jednakże, w przypadku rejestrowania obrazu przez kamery dochodzi do przetwarzania danych osobowych, a zatem pracodawca musi wziąć pod uwagę nie tylko krajowe przepisy, ale także przepisy Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, w skrócie RODO. W jaki zatem sposób należy zadbać o pracowników i jednocześnie mienie pracodawcy?
Jak możemy przeczytać ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Europejska Rada Ochrony Danych w dniu 10 lipca 2019 r. przyjęła Wytyczne 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo. Ich przyjęcie ma na celu wyjaśnienie, w jaki sposób RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w przypadku korzystania z urządzeń wideo oraz zapewnienie spójnego stosowania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w tym zakresie.
Cel monitoringu
W pierwszej kolejności, wskazać należy, że pracodawca, decydując się na założenie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, powinien określić konkretny cel, w którym będzie on wykorzystywany. Dla przykładu wskazać można chociażby:
- zapewnienie bezpieczeństwa pracowników
- ochrona mienia
- kontrola produkcji
- zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, a obszar nadzoru może obejmować teren zakładu pracy lub teren wokół zakładu pracy.
Obowiązek informacyjny
Pracodawca korzystający z monitoringu powinien również poinformować osoby, które potencjalnie mogą zostać nim objęte o tym, że monitoring jest stosowany i jaki obszar jest nim objęty. Powyższe zasady nie wyczerpują jednak ogólnego obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO, w którym oprócz powyższych danych należy podać podstawowe informacje o administratorze danych, podstawie prawnej przetwarzania danych oraz okresu ich przetwarzania.
Nie podlega wątpliwości, że pracownicy muszą mieć świadomość, że w miejscu, w którym przebywają, zainstalowano monitoring. Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, Pracodawca zobowiązany jest oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Tablice informujące o zainstalowanym monitoringu powinny być widoczne, umieszczone w sposób trwały w niezbyt dużej odległości od nadzorowanych miejsc. Dopuszczalne jest stosowanie piktogramów, na których oprócz wzoru kamery wskazać należy podstawowe informacje, o których mowa powyżej.
Wyraźnie podkreślić należy, że pracodawca zobligowany został do zamieszczenia informacji
o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub
w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Monitoring wizyjny
Wprowadzone do Kodeksu Pracy przepisy dotyczące monitoringu nie zawierają jego definicji, co przysparza wiele problemów interpretacyjnych zwłaszcza w kontekście stosowania innych form monitoringu niż wizyjny. W przypadku tego ostatniego, przepis wskazuje, że chodzi
o szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.
Co za tym idzie, stosowanie kamer rejestrujących również dźwięk może, w przypadkach nieuregulowanych przepisami prawa, zostać uznane za naruszenie prywatności oraz
za nadmiarową formę przetwarzania danych, która skutkować może nałożeniem kary.
Obszar wyjęty spod monitoringu
Kodeks pracy zawiera zamknięty katalog miejsc, w których założenie monitoringu jest zabronione. Są to np. łazienki, szatnie czy pomieszczenia socjalne, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji określonego celu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Pamiętaj o prawie pracownika
Zgodnie z art. 15 ust. 1 RODO – Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące. Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu (np. kopię nagrań monitoringu). Pracodawca, od którego pracownik domaga się udostępnienia dotyczących go nagrań z monitoringu wizyjnego powinien wziąć pod uwagę to żądanie.
Czy warto?
Podkreślić należy, że kodeksowy przepis uprawnia do skorzystania z monitoringu wizyjnego, nie nakłada natomiast na niego obowiązku jego montowania. Wprowadzenie tej formy nadzoru powinno być poprzedzone wnikliwą analizą jej konieczności, tym samym uznania, że do zapewnienia bezpieczeństwa np. pracownikom, nie można zastosować mniej ingerujących w prywatność środków umożliwiających zapewnienie tego bezpieczeństwa.
Autor:
Aplikant Radcowski Daria Bieglecka
Polub nas na Facebooku, aby na bieżąco śledzić przydatne materiały, które publikujemy.
