Wprowadzenie nowych regulacji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe stanowi kluczowy krok w dążeniu do poprawy warunków pracy milionów pracowników korzystających z komputerów w swojej codziennej pracy. Zmiany te, wynikające z najnowszych rozporządzeń Ministra Rodziny i Polityki Społecznej, mają na celu nie tylko zwiększenie komfortu pracowników, ale również ochronę ich zdrowia w długoterminowej perspektywie. Odpowiednie dostosowanie miejsca pracy do ergonomii jest nie tylko obowiązkiem, ale również elementem wspierającym efektywność pracowników.
Nowe regulacje dotyczące stanowisk pracy
Do 17 maja 2024 roku pracodawcy mają czas na przystosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe zgodnie z wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy.
Nowe przepisy obejmą wszystkich pracowników, którzy pracują przy monitorach ekranowych przez minimum połowę dobowego wymiaru pracy. Zasady dotyczą również praktykantów i stażystów. W praktyce oznacza to przykładowo, że jeżeli pracownik zatrudniony na pełen etat, spędza przed monitorem komputera, laptopem czy tabletem minimum 4 godziny, pracodawca jest zobowiązany zapewnić mu odpowiednie warunki pracy.
Na pracodawcy dotychczas spoczywały już pewne obowiązki w tym zakresie, jednak nowelizacja wprowadziła kilka zmian i nowych regulacji, które zostaną omówione poniżej.
Zmiany wynikają z treści Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Wprowadzone zmiany wynikały z konieczności dostosowania prawa polskiego do dyrektyw unijnych.
Zgodnie z treścią ww. rozporządzenia Pracodawcy w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia mają obowiązek dostosować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii. Termin na wprowadzenie zmian upływa 17 maja 2024 roku.
Do tego czasu pracodawca powinien zadbać, by dostosować do nowych wymogów wszystkie dotychczasowe stanowiska pracy. Natomiast nowotworzone stanowiska już od 17 listopada 2023 roku powinny spełniać nowe wytyczne.
Celem wprowadzenia zmian jest poprawienie sytuacji pracowników poprzez odciążenie układu mięśnio-szkieletowego i wzroku oraz zmniejszenie źródeł zagrożeń dla pracownika.
Najistotniejsze zmiany
Wymogi, które zostały wprowadzone nowelizacją:
- Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom już nie tylko okulary korygujące wzrok, ale teraz również soczewki kontaktowe. Konieczność stosowania soczewek kontaktowych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego musi wynikać z zaleceń lekarza. Szczegółowe warunki dotyczące dofinansowania do okularów bądź soczewek powinny wynikać z regulaminu funkcjonującego u pracodawcy.
- Przepisy odnoszące się dotychczas do monitorów, mają teraz zastosowanie również do laptopów i innych urządzeń systemów przenośnych (m.in. tabletów),
- Górna krawędź monitora lub laptopa powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika. Oznacza to konieczność zapewnienia odpowiedniej podstawki pod laptopa bądź stacjonarnego monitora.
- Pracodawca ma obowiązek zapewnić oddzielne klawiaturę oraz myszkę. Mysz została wpisana jako wyposażenie podstawowe, podczas gdy przez ostatnie lata uznawana jedynie była za wyposażenie pomocnicze.
- Krzesła muszą spełniać odpowiednie wymagania – zapewniać dostateczną stabilność, regulację wysokości siedziska i oparcia lędźwiowego, a także odpowiedni kąt pochylenia. Krzesło ma zapewnić wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów oraz możliwość obrotu o 360 stopni. Nowością jest konieczność zapewnienia regulowanych podłokietników.
- Na życzenie pracownika należy zapewnić mu uchwyt na dokumenty oraz podnóżek
Dotychczasowe wymagania
Przypomnę, iż nowe przepisy wprowadziły kilka nowych wymogów, jednak już od lat pracodawcy mają obowiązek dbać o dobrostan swoich pracowników przez zapewnianie im godnych warunków pracy.
Tak też przez ostatnie lata monitory ekranowe, których używają pracownicy, powinny zapewniać wyraźny, stabilny i czytelny obraz. Monitory powinny też mieć możliwość ustawienia ich jaskrawości, kontrastu oraz jego pochylenia. Sam sprzęt powinien być ustawiony tak, by nie odbijał światła.
Ustawienia klawiatury powinny umożliwiać przyjęcie pozycji, która nie doprowadzi do zmęczenia rąk, zatem zarówno ręce, jak i przedramiona powinny mieć możliwość podparcia się o biurko. Sama klawiatura powinna być matowa, a jej znaki kontrastowe i czytelne.
Wymogi dotyczą również stołu, przy którym siedzi pracownik – powinien gwarantować wystarczającą powierzchnię, również po ustawieniu na nim elementów wyposażenia. Powinien zapewniać również odpowiednią przestrzeń na nogi pod blatem.
Pracodawca nie może zapominać również o zakupie odpowiednich krzeseł. Muszą one być stabilne, znajdować się na co najmniej pięciu kółkach jezdnych i dawać możliwość regulacji. Pracownik powinien mieć możliwość dopasowania do swojej postury wysokości siedziska, oparcia, kąta pochylenia.
Regulacje odnoszą się także do oświetlenia, które powinno być dostosowane do rodzaju wykonywanej pracy, a pracodawca powinien zadbać by nie było efektu olśnienia.
Co prawda wiele powyższych określeń nie pozwala na ich jednoznaczne zdefiniowanie, jednak należy pamiętać o tym, że celem wprowadzenia regulacji jest zapewnienie pracownikom wygodnej pozycji, swobody ruchów i komfortu przy stanowisku pracy. Powinno to stanowić dla pracodawcy priorytet przy przygotowywaniu stanowiska pracy.
Nowe regulacje a praca zdalna
Załącznik do omawianego Rozporządzenia ustala minimalne wymagania dotyczące stanowisk pracy wyposażonych w monitory. Jeżeli, zgodnie z umową o pracę, pracownik wykonuje pracę zdalnie – powyższe wymania odnoszą się także do stanowiska, przy którym wykonuje pracę zdalną. Pracodawca powinien uwzględnić te kwestie w ramach wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu wykonywania pracy zdalnej.
