Konieczność izolacji spowodowana pandemią COVID19 wymusiła poszukiwanie nowych sposobów wykonywania pracy. Wielu pracowników udało się w tym okresie na pracę zdalną, wykonując swoje obowiązki sprzed ekranów komputerów w swoich domach. Mimo, iż stan pandemii minął, to praca zdalna na stałe przyjęła się na rynku pracy. To też wymusiło na ustawodawcy wprowadzenie zmian i dostosowanie przepisów Kodeksu pracy do nowego porządku. Chociaż wielu Polaków pracuje zdalnie lub hybrydowo, wciąż niewiele mówi się o uprawnieniach związanych z tym modelem pracy. Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie kluczowych kwestii prawnych związanych z pracą zdalną, w tym uprawnień pracowników oraz obowiązków pracodawców.
Praca zdalna a praca zdalna okazjonalna
Kodeks pracy nakłada na pracodawców wiele obowiązków związanych z pracą zdalną. W pierwszej kolejności należy jednak rozróżnić pracę zdalną od tej świadczonej tylko incydentalnie. Ta druga nie korzysta bowiem z wszystkich udogodnień przewidzianych w przepisach.
Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana przez pracownika maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik może o nią wnioskować w postaci papierowej lub elektronicznej. Taki rodzaj pracy zdalnej nie wymaga uzgodnienia tego w umowie o pracę czy porozumieniu, nie wymaga również zapewnienia przez pracodawcę narzędzi pracy ani ekwiwalentu.
Dalsza część artykułu będzie odnosić się do zwykłej pracy zdalnej, niemającej charakteru incydentalnego, czyli w wymiarze ponad 24 dni w roku.
Ustalenia dotyczące pracy zdalnej
Uprawnienie pracownika do wykonywania pracy zdalnej może nastąpić od początku zatrudnienia – na podstawie umowy o pracę, ale także w trakcie zatrudnienia z inicjatywy pracownika lub pracodawcy.
Wszelkie ustalenia powinny znaleźć się w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej. Ustalenia dotyczą przede wszystkim grup pracowników objętych pracą zdalną, zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej lub wypłacania ekwiwalentu, procedury ochrony danych osobowych, zasady porozumiewania się, potwierdzania obecności oraz kontroli pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Pracy zdalnej ustalonej w trakcie zatrudnienia można zaprzestać i powrócić do poprzednich warunków w terminie maksymalnie 30 dni od złożenia o to wniosku. Z wnioskiem może wystąpić zarówno pracownik, jak i pracodawca. Wniosek jest wiążący, co oznacza, że musi zostać uwzględniony przez strony.
Obowiązki pracodawcy
Praca zdalna wiąże się z obowiązkami dla pracodawcy, które obejmują m.in.:
zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy (laptop, klawiatura, myszka itd.)
- Zapewnienie pracownikowi instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy (lub pokrycie tego kosztów),
- Pokrycie kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i innych kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- Zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej.
Pracownik jest uprawniony korzystać ze swojego sprzętu do wykonywania pracy zdalnej, jednak w takiej sytuacji pracownik powinien otrzymywać ekwiwalent pieniężny.
Wszelkie koszty wskazane powyżej, jak i ekwiwalent pieniężny, mogą zostać zastąpione obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaną pracą zdalną. Wypłaty nie stanowią przychodu pracownika zatem są wyłączone spod opodatkowania.
Pracownik wykonujący pracę w formie zdalnej nie może być z tego powodu dyskryminowany i powinien być traktowany tak samo, jak pracownicy świadczący pracę stacjonarnie. Dotyczy to w szczególności zasad nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania czy dostępu do szkoleń.
Czy pracodawca może zmusić nas do pracy zdalnej?
Polecenie pracy zdalnej może mieć miejsce wyłącznie w dwóch przypadkach:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, epidemii oraz 3 miesiące po ich odwołaniu,
- w okresie, w którym pracodawca nie może zapewnić odpowiednich warunków BHP z powodu siły wyższej.
Ponadto nawet w tych przypadkach pracodawca powinien otrzymać oświadczenie od pracownika, że posiada odpowiednie warunki do wykonywania pracy zdalnej. Brak takiego oświadczenia stoi na przeszkodzie wysłania pracownika na pracę zdalną.
W innych przypadkach odmowa wykonywania pracy w formie zdalnej niw może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę.
Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną?
Pracodawca powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną pracownika:
- rodzica dziecka chorego lub niepełnosprawnego, posiadających odpowiednie zaświadczenia,
- pracownicy w ciąży,
- rodzica wychowującego dziecko do 4 roku życia,
- sprawującego opiekę nad członkiem rodziny lub inną osobą niepełnosprawną.
Pracodawca może jednak odmówić pracy zdalnej nawet powyższym grupom osób, gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy.
Kontrola pracy zdalnej
Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej przez pracownika w zakresie przestrzegania zasad BHP, ochrony informacji.
Kontrolę można przeprowadzić jedynie w porozumieniu z pracownikiem i w godzinach wykonywania pracy zdalnej. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.
Nie ma zatem możliwości by pracodawca przeprowadził niespodziewaną kontrolę w miejscu pracy zdalnej, w celu zweryfikowania rzeczywistego wykonywania pracy. Kontrola może obejmować wyłącznie wskazane wyżej przestrzeganie zasad BHP i ochrony informacji, natomiast nie może dotyczyć sposobu wykonywania pracy zdalnej.
Praca zdalna – czy rzeczywiście z każdego miejsca na świecie?
W ostatnim czasie w mediach społecznościowych popularność zdobywa tzw. Workation, stworzone z połączenia angielskich słów work (praca) i vacation (wakacje), czyli łączenie pracy z wypoczynkiem w innym kraju. Motyw jest prosty: za dnia pracujemy zdalnie, popołudniami zwiedzamy i korzystamy z uroków wczasów.
Czy jednak z punktu widzenia prawa pracy każdy z nas może zrobić sobie tzw. Workation? Otóż niekonicznie. Samo pojęcie pracy zdalnej oznacza wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Ponadto przepisy dotyczące BHP wymagają by przed podjęciem pracy zdalnej pracownik potwierdził w oświadczeniu, że na stanowisku, z którego zamierza wykonywać pracę zdalną, zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Każda zmiana miejsca wykonywana pracy wymaga złożenia nowego oświadczenia.
Praca zdalna na wakacjach jest zatem możliwa ale Pracownik ma obowiązek poinformować Pracodawcę o miejscu jej świadczenia oraz złożyć stosowne dokumenty.
